干部人事档案管理制度
一、干部人事档案分为正本和副本，其中，副本根据工作需要而建立。省管干部档案正本存江苏省委组织部，副本由院人事部门管理。院组织人事部门管理本单位副处级及以下的干部人事档案。
二、干部职工离（退）休后，应继续管理好他们的档案材料。
三、辞职或被辞退的专业技术人员和管理人员、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员、自费出国留学人员、以及其它流动人员的人事档案，按有关规定，移交省（市）人才流动中心管理。
四、干部职工在劳动教养和受处分期间，档案由原管理部门保管；解除劳动教养后，重新安置工作的，档案由安置单位保管；出国不归、失踪、逃亡以后，档案由原管理部门保管。
五、干部人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由本单位领导指定专人保管或送厅人事处代管。
六、干部人事档案要确定专人管理，业务工作接受上级组织部门的检查指导。
七、档案人员调动工作时，应认真办理干部人事档案和档案文件的移交工作。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案材料收集与补充制度
一、档案工作人员应及时主动地向各系、部、处、室收集干部任免、工资、职称、党团、考察考核、培训、奖惩、出国政审等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。
二、根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部人事档案。
三、各系、部、处、室应建立主动送交干部人事档案材料归档的工作制度，配有专（兼）职档案员，及时将新形成的干部人事档案材料送交组织人事处归入个人档案，保证干部人事档案的完整。
四、收集的材料必须经过认真鉴别。属于归档的材料应真实、完整、齐全、文字清楚，对象明确，手续完备；不属于规定归档范围的材料不得擅自归档。
五、干部人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水或复写纸书写。
六、收集的档案材料，应及时进行登记，并归入个人档案。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案材料鉴别归档整理制度
一、把好干部人事档案材料“入口关“。对收集的干部人事档案材料，要认真鉴别，严格审核。内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案。干部人事工作中形成的有关调查提纲、谈话记录、会议记录以及证件等不得归入干部人事档案。要将重复、多余材料从档案中清理出来。发现伪造篡改的档案材料，要坚决清除，并对当事人和有关责任人严肃处理。
二、归档的材料必须齐全、完整、真实，残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入干部人事档案，对来源、时间和对象不明的材料应查清，并补办手续后归档。
三、归档的材料手续必须完备。按规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；应与本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字；干部任免呈报表、录用、聘用审批表中必须注明任免职务的机关、时间和文号。
四、归档的材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。
五、对应归档的材料，要进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。
六、整理干部人事档案，做好分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，每卷档案应达到完整、真实、实用。
七、按照中组部《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关文件规定，干部人事档案工作要做到经常性整理与定期整理相结合。新进人员的档案一般应在3个月内整理归档；新收集的补充材料一般每1年集中整理一次。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案查阅、借阅制度
一、查阅省管干部人事档案，应派2名党员干部，凭《查阅干部档案审批表》，经省委组织部干部处处长批准后，方可查阅。
二、本单位工作人员查阅、借阅干部人事档案，须填写本单位内部《查（借）阅干部档案审批表》，经处长批准后查、借阅。
三、任何个人不得查、借阅本人及亲属的档案。
四、干部人事档案一般不借出，如确因工作需要经处长批准并履行登记手续后，可以借用，借出时间一般不超过7天，用后及时归还。
五、查阅干部人事档案时，不得将档案拿出阅档室，阅档时不吸烟、不喝茶，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或向外公布档案内容。
六、摘录所需要的有关材料，要经档案管理人员审阅，核对盖章，并要妥善保存，切勿丢失。
七、归还档案时，档案管理人员应严格检查档案，并及时放归原处。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案转递制度
一、县（处）及相当于县（处）以上的组织人事部门，可以直接互相转递干部人事档案。
二、转递干部人事档案，必须经过严格密封，以机密件通过机要局转递，或派专人送取，不得以平信、挂号信等公开邮寄或交干部本人自带。
三、转出的干部人事档案，必须按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出，并按“干部档案转递通知”所列项目详细登记，写清转档原因，便于接收单位及时处理。
四、接收单位收到档案，核对无误后，应在回执上签名盖章及时退回。逾期一个月未退回者，转出单位应及时查询和索要，以防档案丢失。
五、干部人事档案要随干部调动或职务变动及时转递。新的档案主管单位未收到干部人事档案时，应及时催要，防止产生无头档案。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案安全保密制度
一、档案室门窗必须坚固适用，有防盗、防火等设施和安全措施。严禁在档案室内吸烟、生火炉、用电炉、放置易燃易爆物品食品等，以确保安全。
二、档案应由专人负责保管，档案室、档案柜钥匙应由档案人员负责保管。档案人员离开档案室时，应及时将门窗关锁好。
三、档案人员应经常检查档案的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）情况，发现隐患，及时采取措施。
四、严格党和国家的保密制度。档案人员不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容；整理档案过程中不得丢失档案材料，不随便议论档案内容；不得将档案材料带至公共场所。
五、个人不得擅自转移、分散和销毁档案材料。需要销毁的材料，必须进行登记，经主管负责人批准后，方可销毁。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月
干部人事档案管理人员岗位责任制度
一、认真学习列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，努力提高政治思想水平。
二、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力，积极为干部人事工作服务。
三、积极主动地做好干部人事档案材料的收集和补充收集工作，保证档案的齐全完整。
四、定期做好新接收的干部人事档案和补充收集材料的整理、装订工作。
五、积极主动地做好干部人事档案的提供利用工作，做到既坚持原则，又热情报务。
六、建立干部人事档案名册。每年进行“人档”核对一次。平时发现差错，及时纠正。
七、定期检查档案的“六防”情况，发现隐患，及时采到措施。
八、认真执行保密制度和干部人事档案工作的各项规章制度。
江苏经贸职业技术学院组织人事处
2002年12月